とても便利なGoogle Meetの使い方と注意点

2022年5月15日2023年8月3日

GoogleMeetとは

リモートでのお仕事も多くなりZoom会議にもすっかり慣れた頃、先方様から急に「GoogleMeet」での会議をご提案され慌てた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

GoogleMeetとはGoogleが提供する会議システムでGoogleアカウントを持っている方なら誰でも無料で使うことが出来ます。

Zoomと若干使い方が異なる部分もあるため戸惑う方もいらっしゃることと思います。

1.googleMeet使い方

Googleにログインしたら「Meet」アイコンをクリックします。

「新しい会議を作成」を選択し「会議を今すぐ開始」をクリックするとすぐに会議がはじまります。

リンクが発行されるのでコピーしてメールやLineなどに添付すれば受け取った人はそのリンクからすぐに会議に参加することが出来ます。

また、ユーザーに追加からメールアドレスを表示させてメールを送ることも出来ます。

「Googleカレンダーにスケジュールを設定」することで簡単にスケジュールできて時間が来たら予定をクリックするだけで会議がすぐにはじまります。

カレンダーアイコンからスケジュールを作る事もできます。

2.カレンダーからスケジュールする

GoogleMeetはカレンダーからも簡単にスケジュールすることができます。

先ほどと同じですがカレンダーからのほうがスケジュールがわかりやすいので私はこちらから予約することが多いです。

カレンダーを開いたらGoogleMeetを入れたい日時をクリックします。

するとこのようなポップアップが出てくるので詳細を決めるだけ。

タイトル、時間、毎週決まって行う場合繰り返すなどの設定も簡単です。

ビデオマークの「GoogleMeetのビデオ会議を追加」をクリックするとGoogleMeetが追加されます。

追加するとURLができるので四角マークをクリックしてコピーします。

参加者にこのURLをメールなどで送れば準備完了です。

「保存」をクリックして保存します。

スケジュールした日時になりましたらカレンダーの予定をクリックすればすぐにGoogleMeetに参加することができます。

GoogleMeetに参加する

「会議コードまたはリンクを入力」に主催者に送ってもらった会議のコードかリンクを貼り付けて主催者が承諾すると参加できます。

便利な使い方

画面共有

よく使うのが「画面共有」ここを押すと自分の画面を共有できます。

開いているファイルを相手にも見せながら説明出来るのでとても便利です。

・全画面

・ウィンドウ

・タブ

から選んで共有できます。

全画面よりウィンドウを選んでおくのが安心かなと思います。

参加者が主催者にだけ送ったダイレクトメッセージも「全画面」にしてしまうとすべての参加者に見られてしまうので私個人としては「ウィンドウ」を選んだほうが良いかなと思います。

注意点は共有したいファイルを先に開いておく必要があります。
ファイルを開いた状態で共有マークを選択しましょう。

参加者のパソコンなどの画面を共有して他の参加者が資料やサイトを見ることもできます。「発表する」などにとても便利なのでよく使います。

最初に主催者の方で主催者用ボタンから許可をしないと参加者が画面共有は出来ません。

こちらの鍵の付いたアイコンを選択します。

このように主催者用ボタンが表示されるので許可したいものをオンにします。

Macユーザーはセキュリティの面からデフォルトでは画面共有が許可されていないので、Macユーザーは一度GoogleMeetから退出してPCの設定から画面共有を許可してから再びGoogleMeetに戻ってくる必要があります。

ビデオ

ビデオをオフにしておくと相手は自分の顔が見れない状態になります。

私のモニター「EIZO」はWebカメラが搭載していないのでWebカメラをつけています。

このカメラUSBポートに差し込むだけで何の設定も必要がなくすぐに使えてとても助かりました。

サイズもいろいろありましたが、大きいものはグループで会議するときなどワイドに映るそうです。

私は自宅のリビングで行っているので私だけ映れば良いので小さいサイズを選びましたが、十分です。とても綺麗に写っています。

ミュート

ミュートにしておくと相手は自分の音声を聞く事ができない状態です。
家庭でオンライン会議など音声を入れたくない時に便利です。

チャット機能

会議中に声をだすのをためらう時や特定の相手にダイレクトにメッセージを送ることが出来る便利な機能です。

Zoomとは違いチャット機能からファイルを参加者と共有することは出来ません。

背景を変更できる

「︙」をクリックして「ビジュアルエフェクトを適用」を選択すると自分の背景を変えることができます。

家庭でオンライン会議するときや背景を撮したくない時にとっても便利で素敵な背景が揃っているので雰囲気を変えたいときにもぜひ活用してみてください。

また好きな画像をアップロードして背景にすることも可能です。

ホワイトボード

「︙」マークからホワイトボードを選択するとホワイトボードが立ち上がります。

テキストを入力したり、画像を貼り付けたり出来ます。

またホワイトボードには参加者も書き込むことができます。

資料などを参加者と共有するには

Zoomの場合チャットにファイルなどをいれてその場で参加者にファイルを送ることが出来ますが、GoogleMeetの場合はあらかじめドライブに入れておく必要があります。

ドライブに共有したいファイル等を入れたらファイルの上で右クリック「リンクを取得」を選択して一般的なアクセスを「リンクを知っている全員」にします。

そしてリンクをコピーします。

参加者にはこのリンクをメッセージから送ると参加者はダウンロードできます。

退出

退出する時はこちらから退出します。

間違えて退出しないように気をつけましょう。

注意点

私が毎週のようにGoogleMeetを使っていて注意している点をあげておきます。

1.参加者の音声がミュートになっていない

最初は皆さん自分の音声がミュートになっているか気にされているのですが、例えば休憩後に再びMeetに参加するなどのときに必ず1人2人は音声がオンになっている方がいらっしゃいます。

デフォルトでは参加すると音声はオンになっているのでそれぞれ個々にオフにしなければならないようです。

主催者の方で参加者の音声をオフに出来ますが気をつけてもらっても良いかなと思います。

2.全画面共有

画面共有をして資料やサイトを参加者で見ながら話し合いという場面も多いかと思います。

その場合「全画面共有」は気をつけたほうが良いです。

共有されている事をうっかり忘れて大事なパスワードなど入力してしまっていたり、名簿などを映してしまったりということがあるかもしれません。

細心の注意が必要です。

また逆に、画面共有しているつもりで画面共有されていなくて、参加者には映っていないのに私ひとりでその資料について喋ってるということもよくあります。

これは参加者が指摘して気が付きますが毎回恥ずかしいです。

まとめ

いかがでしたか？

GoogleMeetが無料で使えるようになってから、GoogleMeetを使って会議する企業も増えたのではないでしょうか。

若干使い方がZoonと異なるところはありますがとても便利に簡単に使えますので、会議や講義だけでなくオンライン飲み会やお茶会に便利に活用してみてはいかがでしょうか。